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Archiviste / Documentaliste (F/H/X)

La Fédération Wallonie-Bruxelles recherche un Archiviste / Documentaliste (F/H/X) pour le Service des Archives et de la Gestion de l’Information du Secrétariat Général.

Dans cette fonction, vous serez principalement amené à :

Records management et collecte :

• Elaborer des outils du records management (plans de classement des archives courantes et intermédiaires, …).
• Contribuer à la mise en œuvre de la politique de records management, de collecte, de conservation, de traitement, de communication et de mise en valeur des archives.
• Participer à l’élaboration des procédures de travail (versements, destructions, description archivistique).
• Être en relation et communiquer avec les services versants / producteurs.
• Gérer des archives intermédiaires (contrôle des versements, transfert de documents / versements, inventaires d'archives).

Classement et description :

• Aider à l’élaboration des plans de classements (collecte d'informations, identification des documents, analyse documentaire).
• Classement.
• Application des règles de conservation.
• Conditionnement, ranger physiquement en rayonnage et dans les locaux de conservation.
• Gérer et organiser l’espace de conservation.

Conservation :

• Mettre en œuvre la politique de conservation préventive et curative.
• Surveillance des conditions de conservation matérielle et l’intégrité des collections, récolement.
• Audit, diagnostic, analyse des besoins.
• Définition d’une politique de conservation.
• Travail en partenariat pour la mise en œuvre des projets avec les prestataires externes ou services ressources en interne(sélection, contractualisation, suivi des missions).
• Relations avec les services versants pour contrôle et conseil.
• Sensibiliser à la conservation préventive les producteurs d'archives.
• Suivi des versements, transferts d'archives.

Communication et valorisation :

• Faire des recherches à l’intention des publics internes ou externes.
• Etablir des contacts avec les utilisateurs et faire le suivi des retours.

Manutention :

• Procéder régulièrement à de la manutention.
• Manipuler des boîtes d’archives afin d’assurer le classement et le rangement en respect des dispositions en vigueur dans le cadre du traitement des versements et/ou de l’organisation des locaux de conservation.
• Exercer des activités de manutention lourde avec l’équipement en conséquence (gants, masque, tablier de travail, …).

Cette manutention ne pourra empiéter sur les activités archivistiques principales reprise ci-dessus.

En respect des règles de sécurité sur le lieu de travail et les recommandations de la Médecine du travail, les activités de l’Archiviste / Documentaliste (F/H/X) ne sont pas assimilées à ceux de manutentionnaires / déménageurs.

Cette liste des tâches est non-exhaustive.

Vous avez une question sur la fonction ? cecile.duriez(at)cfwb.be

Rôle du service

Le CERGID est actuellement composé de trois services :

• Le Service des archives et de la gestion de l’information accompagne les services dans la préservation des documents d’archives et répond aux questions concernant leur traitement actifs et semi-actifs. Le service est en charge de la collecte, du traitement, de la recherche et de la conservation des documents d’archives produites et/ou reçues dans le cadre des activités des services de la Fédération Wallonie Bruxelles.
• Le Bureau des données (Data Office) met à disposition des membres de la FW-B des accompagnements pour des mises en qualité, de la modélisation et de la mise en conformité des données. Il accompagne les métiers dans la publication et le partage de données notamment dans le cadre de la diffusion des données en OpenData. Le Data Office coordonne également des formations en gestion de données à destination notamment des intendants de données.
• Le Service de Gestion électronique des documents dit équipe « Projet EOS » est en charge de la transition vers une Gestion Intégrée des Documents numériques (GID) au Ministère de la Fédération Wallonie-Bruxelles. C’est la prise en compte de l’ensemble de la production documentaire issue de la dématérialisation des processus et activités. La GID met en place, au moyen d’un outil de Gestion Électronique des Documents (GED), l’organisation et la gestion des ressources documentaires électroniques, tout au long de leur cycle de vie, afin de les maintenir à jour, disponibles et exploitables dans le cadre des activités de nos services et dans le respect des prescriptions réglementaires.

Profil

Diplôme(s)

• Vous êtes en possession d’un diplôme de l’enseignement supérieur de type court (bachelier / graduat professionnalisant) en Bibliothéconomie et Documentation (anciennement Bibliothécaire – Documentaliste) ou de son équivalence reconnue par le service de l’équivalence des diplômes de la Communauté française au moment de la candidature.
• La possession d’un Bachelier - Graduat dans la section « Gestion de l’information », ou de son équivalence reconnue par le « Service de la reconnaissance académique et professionnelle des diplômes étrangers d’enseignement supérieur » de la Communauté française au moment de la candidature, constitue un atout pour la fonction.

Expérience(s) professionnelle(s)

Requis

• Vous disposez d’une expérience professionnelle de minimum 1 année en tant que Bibliothécaire – Documentaliste.

Atout(s)

• Une expérience professionnelle dans le service public constitue un atout.
• Une expérience professionnelle dans le domaine du record management ou système d’archivage électronique constitue un atout important.

Compétences évaluées lors de l’entretien de sélection

Compétences techniques

• Bonne technique d’expression orale
• Bonne technique d’expression écrite
• Bonne connaissance de la réglementation en matière d’archivage
• Bonne connaissance en méthodologie de gestion des archives (Éliminatoire)

Compétences comportementales

• Intégrer l’information : vous établissez des liens entre les diverses données, vous concevez des alternatives et tirez des conclusions adéquates.
• Travailler en équipe : vous créez et améliorez l’esprit d’équipe en partageant vos avis et idées et en contribuant à la résolution de conflits entre collègues.
• Agir de manière orientée service : vous accompagnez des clients internes et externes de manière transparente, intègre et objective, vous leur fournissez un service personnalisé et entretenez des contacts constructifs (Pondérée)
• Gérer le stress : vous réagissez au stress en vous focalisant sur les résultats, en contrôlant vos émotions et en adoptant une attitude constructive face à la critique.

Les compétences marquées d’un « Eliminatoire » sont essentielles pour l’exercice de la fonction et doivent impérativement être réussies avec minimum 60%. Sans quoi l’ensemble de l’entretien sera considéré en échec.

Les compétences marquées d'un « Pondérée » ainsi que la motivation sont considérées comme importantes pour la fonction. Elles ont donc une valeur plus importante dans le score final.

Vous avez une question sur la procédure ? geoffrey.pain(at)cfwb.be

Lieu de travail

Ministère de la Fédération Wallonie-Bruxelles

Secrétariat Général – Direction de la Coordination et de l’Appui

Centre d’expertise de la gestion de l’information – Service des archives et de la gestion de l’information

Adresse (s):

Rue de Birmingham, 66 – 1080 Molenbeek

Boulevard Léopold II, 44 – 1080 Molenbeek

La fonction implique de temps à autres à changer de lieu de travail.

Contrat

Contrat à durée indéterminée dans l’attente d’un recrutement statutaire (CDI ARS)

Temps plein (38h/semaine)

Salaire annuel

• Entre 34.760,94 € brut et 58.274,37 € brut

• Echelle barémique : 250/2

• Niveau d'emploi : 2+

• Toute expérience professionnelle jugée utile à la fonction pourra être valorisée pécuniairement

Avantages

• Chèques-repas

• Pécule de vacances et allocation fin d'année

• Gratuité des transports en commun pour les déplacements domicile – lieu de travail

• Indemnité vélo

• Assurance hospitalisation de base gratuite

• 27 jours minimum de congé par an

• Pour les enfants du personnel : journées récréatives, chèque Saint-Nicolas, indemnités de stages, allocation de rentrée scolaire, ...

Postuler

Pour postuler, veuillez compléter votre candidature sur notre site internet : https://recrutement.cfwb.be/detail-job/archiviste-documentaliste.

Date limite de candidature le 04/05/2025 inclus

Votre dossier de candidature devra comporter :

• un curriculum vitae actualisé et rédigé en français.

• une lettre de motivation.

• une copie du (ou des) diplôme(s) requis ou de l’attestation d’équivalence.

• tout autre document demandé dans l’offre d’emploi (par exemple : la copie du permis de conduire)

Sur la base des lettres de motivation, des curriculum vitae et du nombre de candidatures recevables, le jury de sélection pourra limiter le nombre de candidats à recevoir en entretien.

Les épreuves auront lieu le 05/06/2025 (sous réserve de modification).